Le processus de recrutement joue un rôle crucial dans la gestion des ressources humaines (GRH) et nécessite une planification stratégique adéquate. Le recrutement consiste à fournir à l’entreprise un vivier de candidats qualifiés parmi lesquels elle pourra sélectionner les profils les plus adaptés. Avant de lancer le recrutement, les organisations doivent établir des plans et des prévisions d’effectifs appropriés pour déterminer le nombre de personnes dont elles auront besoin. Ces prévisions se basent sur le budget annuel de l’entreprise et ses plans à court et long terme, comme d’éventuels projets d’expansion. Le cycle de vie de l’organisation est également un facteur à prendre en compte. Les prévisions s’appuient sur des éléments internes et externes. Parmi les facteurs internes, on trouve :
- Les contraintes budgétaires
- Les tendances ou prévisions en matière de turnover
- Les niveaux de production
- L’augmentation ou la diminution des ventes
- Les projets d’expansion à l’international
Les facteurs externes peuvent inclure :
- Les évolutions technologiques
- Les changements législatifs
- Le taux de chômage
- Les évolutions démographiques
- Les changements dans les zones urbaines, périurbaines et rurales
- La concurrence
Après avoir collecté et analysé les données prévisionnelles, le professionnel RH peut identifier les besoins en recrutement et commencer à rechercher des personnes possédant les compétences, la formation et l’expérience requises. Cette section abordera cette étape de la planification RH.
Process de de redaction de l’analyse de poste :
Stratégie de recrutement
Bien que cela puisse sembler simple, recruter les bons talents, au bon endroit et au bon moment, demande des compétences, de la pratique et surtout une planification stratégique. Le chapitre 2 « Élaboration et mise en œuvre de plans stratégiques de GRH » traite de l’élaboration de plans de recrutement. Il est essentiel de bien comprendre le marché du travail et les facteurs qui le déterminent pour adopter une approche stratégique dans vos processus de recrutement.
Sur la base de ces informations, lorsqu’un poste devient vacant, le professionnel RH doit être prêt à le pourvoir. Voici les étapes clés pour développer une stratégie de recrutement :
- Se référer à un plan de recrutement
- Vérifier que l’analyse de poste est à jour à l’aide de questionnaires
- Rédiger la description de poste et le profil du poste
- Avoir un système d’appel à candidatures pour recruter et évaluer les qualifications des candidats internes pour d’éventuelles promotions
- Définir les meilleures stratégies de recrutement pour le poste
- Mettre en œuvre la stratégie de recrutement
La première étape du processus de recrutement est l’identification d’un poste vacant. À ce stade, le manager et/ou le service RH revoient la description de poste (en supposant qu’il ne s’agit pas d’une création de poste).
En supposant que l’analyse et la description de poste soient prêtes, une entreprise peut décider d’examiner d’abord les qualifications des candidats internes, c’est-à-dire des personnes travaillant déjà dans l’organisation. Si un candidat interne correspond au profil recherché, il peut être encouragé à postuler et le poste peut ne pas être publié en externe. De nombreuses entreprises ont mis en place des procédures formelles d’affichage des postes vacants et des systèmes d’appel à candidatures internes. Par exemple, les offres d’emploi peuvent être diffusées via une liste de diffusion ou un autre canal accessible à tous les employés. Cependant, publier les postes vacants en interne et en externe présente l’avantage de garantir la diversité au sein de l’entreprise.
L’étape suivante consiste à déterminer les meilleures stratégies de recrutement en fonction du type de poste. Par exemple, pour un poste de cadre supérieur, il peut être décidé de faire appel à un cabinet de recrutement externe. Pour un poste de niveau débutant, une campagne sur les réseaux sociaux peut être la stratégie la plus adaptée. La plupart des entreprises utilisent une combinaison de méthodes pour obtenir les meilleurs résultats. Nous aborderons des stratégies spécifiques dans la section « Stratégies de recrutement ».
Il faut également prendre en compte la gestion du processus de recrutement dans des circonstances contraignantes, comme des délais serrés ou un faible nombre de candidatures. De plus, établir un protocole sur le traitement des candidatures et des CV permettra de gagner du temps par la suite. Par exemple, certains professionnels RH utilisent des logiciels comme Microsoft Excel pour communiquer le calendrier du processus de recrutement aux principaux décideurs.
Une fois ces étapes réalisées, l’objectif est d’obtenir un groupe diversifié de personnes à interviewer (ce qu’on appelle le processus de sélection). Mais avant cela, il est important de disposer des informations nécessaires pour s’assurer que les bonnes personnes sont recrutées.
C’est là qu’interviennent l’analyse de poste et la description de poste, que nous aborderons dans la section « Analyse de poste et descriptions de poste »
Exemple de description de poste :
Une fois que vous avez déterminé si une analyse basée sur les compétences ou sur les tâches est plus adaptée au poste, vous pouvez commencer à préparer la rédaction de l’analyse de poste. Il est important de ne pas réaliser cette étape seul. Les retours des managers sont essentiels pour que cette tâche soit utile à tous les niveaux de l’organisation.
L’organisation est un élément clé de la préparation de votre analyse de poste. Vous devez décider si vous allez analyser tous les postes de l’entreprise ou vous concentrer sur un seul département. Une fois que vous avez défini le périmètre de votre analyse, vous devez choisir un outil pour la réaliser.
La plupart des organisations utilisent des questionnaires (en ligne ou sur papier) pour déterminer les fonctions de chaque poste. Certaines préfèrent mener des entretiens en face à face, en fonction des contraintes de temps et de la taille de l’entreprise.
Un questionnaire d’analyse de poste comprend généralement les types de questions suivantes, adaptées au secteur d’activité :
- Informations sur l’employé : titre du poste, ancienneté, niveau d’études, années d’expérience dans le secteur.
- Principales tâches et responsabilités
- Prise de décision et résolution de problèmes : on demande aux employés de lister les situations où ils devaient résoudre des problèmes et les types de décisions prises ou de solutions proposées.
- Niveau d’interaction avec les collègues, les managers, les fournisseurs externes et les clients
- Exigences physiques du poste : poids à soulever, capacité à voir, entendre, marcher…
- Qualités personnelles nécessaires pour réussir à ce poste
- Compétences spécifiques requises, comme la maîtrise d’un logiciel particulier
- Certifications nécessaires
Une fois que tous les employés concernés ont rempli le questionnaire, vous pouvez organiser les données pour créer les descriptions de poste. Si plusieurs personnes occupent le même poste, les données doivent être compilées pour obtenir une analyse unique par intitulé de poste. Des logiciels comme AutoGOJA peuvent aider les professionnels RH dans cette tâche.
L’analyse de poste terminée, place à la rédaction de la description de poste et du profil de poste, en utilisant les données recueillies. Les descriptions de poste doivent toujours inclure :
- Les fonctions (tâches réalisées par l’employé)
- Les connaissances, compétences et aptitudes requises (ce que l’employé doit savoir et savoir-faire, ainsi que ses qualités personnelles)
- La formation et l’expérience exigées
- Les exigences physiques du poste (port de charges, vision, audition…)
Conseils pour rédiger une bonne description de poste
- Assurez-vous d’inclure les informations pertinentes :
- Titre
- Département
- Rapports à
- Devoirs et responsabilités
- termes d’emploi
- qualifications requises
- Considérez la description de poste comme un instantané du poste.
- Communiquez de manière claire et concise.
- Assurez-vous que la description de poste est intéressante pour le bon candidat postulant pour le poste.
- Évitez les acronymes.
- N’essayez pas d’intégrer tous les aspects du poste dans la description de poste.
- Relisez la description de poste.
Contenue complémentaires ( en anglais) :
The recruitment process plays a crucial role in human resources management (HRM), and requires appropriate strategic planning. Recruitment involves providing the company with a pool of qualified candidates from which to select the most suitable profiles. Before launching recruitment, organizations need to draw up appropriate staffing plans and forecasts to determine the number of people they will need. These forecasts are based on the company’s annual budget and its short- and long-term plans, such as possible expansion projects. The organization’s life cycle is also a factor. Forecasts are based on both internal and external factors. Internal factors include
- Budgetary constraints
- Turnover trends or forecasts
- Production levels
- Sales increase or decrease
- International expansion plans
External factors may include
- Technological developments
- Legislative changes
- Unemployment rates
- Demographic changes
- Changes in urban, suburban and rural areas
- competition
After collecting and analyzing forecast data, the HR professional can identify recruitment needs and start looking for people with the required skills, training and experience. This section deals with this stage of HR planning.
Job analysis writing process :
Recruitment strategy
Although it may sound simple, recruiting the right talent, in the right place, at the right time, requires skill, practice and, above all, strategic planning. Chapter 2 “Developing and implementing strategic HRM plans” deals with the development of recruitment plans. Understanding the labor market and the factors that shape it is essential to adopting a strategic approach to your recruitment processes.
Based on this information, when a vacancy arises, the HR professional must be ready to fill it. Here are the key steps in developing a recruitment strategy:
- Refer to a recruitment plan
- Check that the job analysis is up to date, using questionnaires.
- Draft the job description and job profile
- Have a call for applications system to recruit and evaluate the qualifications of internal candidates for possible promotions.
- Define the best recruitment strategies for the position
- Implement the recruitment strategy
The first step in the recruitment process is to identify a vacancy. At this stage, the manager and/or HR department review the job description (assuming no new positions are created).
Assuming the analysis and job description are ready, a company may decide first to examine the qualifications of internal candidates, i.e. people already working in the organization. If an internal candidate matches the required profile, he or she may be encouraged to apply, and the position may not be advertised externally. Many companies have formal vacancy posting procedures and internal application systems. For example, vacancies may be advertised via a mailing list or other channel accessible to all employees. However, publishing vacancies both internally and externally has the advantage of guaranteeing diversity within the company.
The next step is to determine the best recruitment strategies according to the type of position. For example, for a senior management position, you may decide to use an external recruitment agency. For an entry-level position, a social networking campaign may be the most appropriate strategy. Most companies use a combination of methods to achieve the best results. We’ll look at specific strategies in the “Recruitment strategies” section.
Consideration must also be given to managing the recruitment process in constrained circumstances, such as tight deadlines or low numbers of applications. What’s more, establishing a protocol for handling applications and CVs will save time later on. For example, some HR professionals use software such as Microsoft Excel to communicate the timetable of the recruitment process to key decision-makers.
Once these steps have been completed, the aim is to obtain a diverse group of people to interview (known as the selection process). But before that, it’s important to have the necessary information to ensure that the right people are recruited.
This is where the job analysis and job description come in, which we’ll look at in the section “Job analysis and job descriptions”.
Example of a job description :
Once you’ve determined whether a skills-based or task-based analysis is more appropriate for the job, you can start preparing to write the job analysis. It’s important not to carry out this step alone. Feedback from managers is essential if this task is to be useful to all levels of the organization.
Organization is a key element in preparing your job analysis. You need to decide whether you are going to analyze all the positions in the company, or focus on a single department. Once you’ve defined the scope of your analysis, you need to choose a tool to carry it out.
Most organizations use questionnaires (online or on paper) to determine the functions of each position. Some prefer to conduct face-to-face interviews, depending on time constraints and company size.
A job analysis questionnaire generally includes the following types of questions, adapted to the business sector:
- Employee information: job title, seniority, level of education, years of experience in the sector.
- Main tasks and responsibilities
- Decision-making and problem-solving: employees are asked to list situations in which they had to solve problems, and the types of decisions made or solutions proposed.
- Level of interaction with colleagues, managers, external suppliers and customers.
- Physical demands of the job: weight to be lifted, ability to see, hear, walk…
- Personal qualities required to succeed in this position
- Specific skills required, such as mastery of a particular software package
- Certifications required
Once all relevant employees have completed the questionnaire, you can organize the data to create job descriptions. If several people occupy the same position, the data must be compiled to obtain a single analysis by job title. Software such as AutoGOJA can help HR professionals with this task.
Once the job analysis has been completed, it’s time to write the job description and job profile, using the data collected. Job descriptions should always include :
- Duties (tasks performed by the employee)
- Knowledge, skills and aptitudes required (what the employee needs to know and be able to do, as well as personal qualities)
- Training and experience requirements
- Physical requirements of the job (carrying loads, vision, hearing, etc.)
Tips for writing a good job description
- Make sure you include all relevant information:
- Title
- Department
- Reports to
- Duties and responsibilities
- terms of employment
- required qualifications
- Think of the job description as a snapshot of the position.
- Communicate clearly and concisely.
- Make sure the job description is interesting to the right candidate applying for the job.
- Avoid acronyms.
- Don’t try to incorporate every aspect of the job into the job description.
- Reread the job description.
Additional contents :