Warning : cette partie parlera des lois en rapport avec le recrutement au Etats-unis, en France et l’union européennes, elle ne parlera pas des lois liées au recrutement dans les autres pays.
Cas des Etats-unis
La loi Patriot Act a été signée en réponse aux attaques terroristes du 11 septembre 2001 contre les États-Unis. Elle a introduit des changements législatifs visant à renforcer la capacité du gouvernement fédéral à mener des enquêtes et des activités de surveillance au niveau national et international. En conséquence, les employeurs ont dû mettre en place de nouvelles procédures pour préserver les droits à la vie privée des employés tout en créant un système permettant la divulgation des informations demandées par le gouvernement.
La loi a également modifié la loi sur la protection de la vie privée des communications électroniques (Electronic Communications Privacy Act), permettant au gouvernement fédéral d’accéder plus facilement aux communications électroniques. Par exemple, un simple mandat de perquisition suffit pour que le gouvernement puisse accéder aux messages vocaux et aux courriels.
La loi a aussi amendé la loi sur la surveillance des renseignements étrangers (Foreign Intelligence Surveillance Act). Le gouvernement est autorisé à consulter les communications si un employé est soupçonné de terrorisme, sans avoir à révéler cette surveillance à l’employeur.
Il est prudent pour les professionnels des RH et les managers d’informer les employés potentiels de ces nouvelles exigences, avant le début du processus d’embauche.
Ensemble de lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO)
La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) est une agence fédérale chargée de faire appliquer les lois fédérales sur la discrimination en matière d’emploi. Bien qu’il existe des restrictions sur le type d’entreprise concernée (entreprises d’au moins quinze employés), l’EEOC exige la collecte de données et enquête sur les allégations de discrimination, là encore, pour les organisations de plus de quinze employés.
En vertu de la loi EEO relative au processus de recrutement, les employeurs ne peuvent pas faire de discrimination fondée sur l’âge (quarante ans ou plus), le handicap, l’information génétique, l’origine nationale, le sexe, la grossesse, la race et la religion. Dans une annonce d’emploi, les organisations incluent généralement une déclaration EEO. En voici quelques exemples :
(Nom de l’entreprise) s’engage pleinement en faveur de l’égalité des chances en matière d’emploi et s’efforce d’attirer, de retenir, de développer et de promouvoir les employés les plus qualifiés sans distinction de race, de sexe, de couleur, de religion, d’orientation sexuelle, d’origine nationale, d’âge, de handicap physique ou mental, de statut de citoyenneté, de statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique interdite par la loi de l’État ou locale. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement, et où les employés sont traités avec respect et dignité.
(Nom de l’entreprise) ne pratique aucune discrimination illégale fondée sur la race, la couleur, la religion, l’origine nationale, l’âge, la taille, le poids, l’état matrimonial, la situation familiale, le handicap, l’orientation sexuelle ou le statut d’ancien combattant dans l’emploi ou la prestation de services, et fournit, sur demande, des aménagements raisonnables, y compris des aides et services auxiliaires nécessaires pour offrir aux personnes handicapées une égalité des chances de participer à tous les programmes et activités.
(Nom de l’établissement) a pour politique, en pleine conformité avec la loi, de ne pas faire de discrimination dans l’emploi, l’admission des étudiants et les services aux étudiants sur la base de la race, de la couleur, de la religion, de l’âge, de l’affiliation ou des convictions politiques, du sexe, de l’origine nationale, de l’ascendance, du handicap, du lieu de naissance, du certificat de développement de l’éducation générale (GED), de l’état matrimonial, de l’orientation sexuelle, de l’identité ou de l’expression de genre, du statut d’ancien combattant ou de toute autre classification légalement protégée. (Nom de l’établissement) reconnaît sa responsabilité de promouvoir les principes d’égalité des chances en matière d’emploi, d’admission des étudiants et de services aux étudiants en prenant des mesures actives pour recruter des minorités et des femmes.
(Nom de l’entreprise) ne fera pas de discrimination à l’encontre d’un employé ou d’un candidat à un emploi, ni ne le harcèlera, sur la base de la race, de la couleur, des croyances, de la religion, de l’origine nationale, du sexe, de l’orientation sexuelle, du handicap, de l’âge, de l’état matrimonial ou du statut en matière d’aide publique. (Nom de l’entreprise) prendra des mesures positives pour s’assurer que toutes les pratiques sont exemptes d’une telle discrimination. Ces pratiques d’emploi incluent, sans s’y limiter, les suivantes : embauche, promotion, rétrogradation, mutation, recrutement ou publicité de recrutement, sélection, licenciement, mesure disciplinaire, résiliation, taux de rémunération ou autres formes de compensation, et sélection pour la formation.
En plus d’inclure la politique EEO dans l’annonce d’emploi, les RH sont tenues d’afficher des avis sur les politiques de l’EEOC dans une partie visible de l’environnement de travail (comme la salle de pause).
Bien que les lois de l’EEOC en matière d’embauche soient claires sur la discrimination, une exception peut se produire, appelée qualification professionnelle de bonne foi (BFOQ). La BFOQ est une qualité ou un attribut raisonnablement nécessaire au fonctionnement normal de l’entreprise et qui peut être utilisé lors de l’examen des candidatures. Pour obtenir une exception BFOQ, une entreprise doit prouver qu’une personne en particulier ne pourrait pas exercer les fonctions du poste en raison de son sexe, de son âge, de sa religion, de son handicap et de son origine nationale. Voici quelques exemples d’exceptions BFOQ :
Une école religieuse privée peut exiger qu’un membre du corps enseignant soit de la même confession.
La retraite obligatoire est requise pour les pilotes de ligne à un certain âge.
Un magasin de vêtements qui vend des vêtements pour hommes est autorisé à n’embaucher que des mannequins masculins.
Si l’essence d’un restaurant repose sur un sexe plutôt que sur un autre (par exemple, Hooters), il peut ne pas être tenu d’embaucher des serveurs masculins.
Cependant, de nombreux arguments en faveur de la BFOQ ne seraient pas considérés comme valables. Par exemple, la race n’a jamais été une BFOQ, pas plus que la préférence des clients pour un sexe en particulier. De manière générale, lors du processus de recrutement et de la rédaction des descriptions de poste, supposer qu’une BFOQ s’appliquerait pourrait être une erreur. Il serait prudent de demander conseil à un avocat avant de rédiger une description de poste.
D’autres aspects à prendre en compte dans l’élaboration de la description de poste sont l’impact disparate et le traitement disparate. Ce sont les deux façons de classer les cas de discrimination dans l’emploi. L’impact disparate se produit lorsqu’une organisation discrimine par l’utilisation d’un processus, affectant un groupe protégé dans son ensemble, plutôt que d’avoir consciemment l’intention de discriminer. Voici quelques exemples d’impact disparate :
L’exigence d’un diplôme d’études secondaires, qui peut ne pas être important pour l’emploi, pourrait discriminer certains groupes raciaux.
Une exigence de taille, qui pourrait limiter la possibilité pour les femmes ou les personnes de certaines races de postuler au poste
Source : https://open.lib.umn.edu/humanresourcemanagement/chapter/4-2-the-law-and-recruitment/
France et union européenne :
En France et dans l’Union européenne, plusieurs lois encadrent le processus de recrutement afin de garantir l’égalité des chances et de lutter contre la discrimination. Ces lois s’appliquent à toutes les étapes du recrutement, de la rédaction de l’offre d’emploi à la sélection finale du candidat.
Lois françaises sur le recrutement
Le Code du travail français interdit toute discrimination fondée sur le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine, l’appartenance ou la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, l’apparence physique, le handicap, l’état de santé, l’état de grossesse, le patronyme, les caractéristiques génétiques, les mœurs, l’âge, les opinions politiques, les activités syndicales, les convictions religieuses, ou en raison de l’exercice normal du droit de grève (article L1132-1).
De plus, la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 portant diverses dispositions d’adaptation au droit communautaire dans le domaine de la lutte contre les discriminations étend cette protection à l’accès à l’emploi, à la formation professionnelle et aux conditions de travail.
Les employeurs doivent également respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles des candidats.
Directives européennes sur le recrutement
Au niveau de l’Union européenne, plusieurs directives visent à garantir l’égalité de traitement en matière d’emploi et de travail :
La directive 2000/43/CE du 29 juin 2000 relative à la mise en œuvre du principe de l’égalité de traitement entre les personnes sans distinction de race ou d’origine ethnique.
La directive 2000/78/CE du 27 novembre 2000 portant création d’un cadre général en faveur de l’égalité de traitement en matière d’emploi et de travail, qui interdit la discrimination fondée sur la religion ou les convictions, le handicap, l’âge ou l’orientation sexuelle.
La directive 2006/54/CE du 5 juillet 2006 relative à la mise en œuvre du principe de l’égalité des chances et de l’égalité de traitement entre hommes et femmes en matière d’emploi et de travail.
Ces directives ont été transposées dans le droit national des États membres de l’UE, dont la France.
Exceptions et dérogations
Comme aux États-Unis avec la notion de BFOQ (Bona Fide Occupational Qualification), il existe en droit français et européen des exceptions au principe de non-discrimination lorsque l’exigence professionnelle est essentielle et déterminante, et pour autant que l’objectif soit légitime et l’exigence proportionnée (article L1133-1 du Code du travail).
Par exemple, un metteur en scène peut rechercher spécifiquement un acteur d’une certaine origine pour un rôle précis, ou une entreprise de sécurité peut exiger une condition physique particulière pour ses agents.
Cependant, ces exceptions sont strictement encadrées et doivent être justifiées par la nature de la tâche à accomplir. La préférence d’une catégorie de clientèle pour un sexe ou une origine particulière ne peut en aucun cas justifier une discrimination à l’embauche.
En résumé, les lois françaises et européennes sur le recrutement visent à garantir l’égalité de traitement des candidats et à lutter contre toute forme de discrimination, avec des exceptions très limitées et encadrées. Les employeurs doivent veiller à respecter ces principes tout au long du processus de recrutement, de la définition du poste à la sélection finale du candidat.
Sanctions en cas de non-respect
En cas de non-respect des lois sur la non-discrimination lors du recrutement, les employeurs s’exposent à de lourdes sanctions pénales et civiles.En France, le fait de pratiquer une discrimination à l’embauche est puni d’une amende de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (articles 225-1 et 225-2 du Code pénal). La victime peut également demander réparation devant le conseil des prud’hommes.Au niveau européen, la directive 2000/43/CE prévoit que les États membres mettent en place des sanctions effectives, proportionnées et dissuasives applicables en cas de violation des dispositions nationales adoptées en vertu de cette directive.
Bonnes pratiques de recrutement non discriminatoire
Pour se prémunir contre les risques de discrimination, les employeurs doivent adopter des bonnes pratiques tout au long du processus :
- Rédiger les offres d’emploi de manière neutre et inclusive, en se concentrant sur les compétences réellement requises
- Définir des critères de sélection objectifs et pertinents
- Former les recruteurs à la non-discrimination et à l’objectivité
- Garantir l’anonymisation des candidatures lors de la présélection
- Documenter et justifier les décisions de recrutement
- Sensibiliser l’ensemble des collaborateurs à la non-discrimination
Certaines entreprises vont même plus loin en mettant en place des programmes de diversité et d’inclusion pour favoriser l’égalité des chances. En somme, le respect des lois sur la non-discrimination est une obligation légale mais aussi un gage d’équité, d’attractivité employeur et de performance pour les entreprises.
Warning: this part will talk about the laws related to recruitment in the United States, France and the European Union, it will not talk about the laws related to recruitment in other countries.
Case of the United States
The Patriot Act was signed in response to the September 11, 2001 terrorist attacks on the United States. It introduced legislative changes designed to strengthen the federal government’s ability to conduct domestic and international investigations and surveillance. As a result, employers had to put in place new procedures to preserve employees’ privacy rights, while creating a system for disclosing information requested by the government.
The law also amended the Electronic Communications Privacy Act, making it easier for the federal government to access electronic communications. For example, a simple search warrant will suffice for the government to access voicemails and e-mails.
The law also amended the Foreign Intelligence Surveillance Act. The government is authorized to consult communications if an employee is suspected of terrorism, without having to disclose this surveillance to the employer.
It is prudent for HR professionals and managers to inform potential employees of these new requirements, before the hiring process begins.
Equal Employment Opportunity (EEO) legislation
The Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) is a federal agency responsible for enforcing federal employment discrimination laws. Although there are restrictions on the type of business involved (companies with fifteen or more employees), the EEOC requires the collection of data and investigation of allegations of discrimination, again, for organizations with more than fifteen employees.
Under EEO law relating to the recruitment process, employers may not discriminate on the basis of age (forty or over), disability, genetic information, national origin, sex, pregnancy, race or religion. In a job advertisement, organizations usually include an EEO statement. Here are a few examples:
(Company name) is fully committed to equal employment opportunity and strives to attract, retain, develop and promote the most qualified employees without regard to race, sex, color, religion, sexual orientation, national origin, age, physical or mental disability, citizenship status, veteran status or any other characteristic prohibited by state or local law. We are committed to providing a work environment free from discrimination and harassment, and where employees are treated with respect and dignity.
(Company Name) does not unlawfully discriminate on the basis of race, color, religion, national origin, age, height, weight, marital status, familial status, disability, sexual orientation or veteran status in employment or the provision of services, and provides, upon request, reasonable accommodations, including auxiliary aids and services necessary to afford individuals with disabilities an equal opportunity to participate in all programs and activities.
It is the policy of (Name of institution), in full compliance with the law, not to discriminate in employment, student admissions and student services on the basis of race, color, religion, age, political affiliation or belief, sex, national origin, ancestry, disability, place of birth, General Educational Development (GED) certificate, marital status, sexual orientation, gender identity or expression, veteran status or any other legally protected classification. (Name of institution) recognizes its responsibility to promote the principles of equal opportunity in employment, student admissions and student services by taking active steps to recruit minorities and women.
(Company Name) will not discriminate against or harass any employee or applicant for employment on the basis of race, color, creed, religion, national origin, sex, sexual orientation, disability, age, marital status or public assistance status. (Company Name) will take affirmative action to ensure that all practices are free from such discrimination. These employment practices include, but are not limited to, the following: hiring, promotion, demotion, transfer, recruitment or recruitment advertising, selection, dismissal, discipline, termination, rates of pay or other forms of compensation, and selection for training.
In addition to including the EEO policy in the job advertisement, HR is required to post notices of EEOC policies in a visible part of the work environment (such as the break room).
Although the EEOC’s hiring laws are clear on discrimination, an exception can occur, called bona fide occupational qualification (BFOQ). BFOQ is a quality or attribute that is reasonably necessary to the normal operation of the business and can be used when considering applications. To obtain a BFOQ exception, a company must prove that a particular individual would be unable to perform the duties of the position because of gender, age, religion, disability or national origin. Here are some examples of BFOQ exceptions:
A private religious school may require a faculty member to be of the same denomination.
Mandatory retirement is required for airline pilots at a certain age.
A clothing store selling men’s clothing is allowed to hire only male models.
If the essence of a restaurant is based on one gender rather than another (for example, Hooters), it may not be required to hire male servers.
However, many arguments in favor of BFOQ would not be considered valid. For example, race has never been a BFOQ, nor has customer preference for a particular gender. Generally speaking, when recruiting and writing job descriptions, assuming that a BFOQ would apply could be a mistake. It would be prudent to seek legal advice before drafting a job description.
Other aspects to consider when drafting a job description are disparate impact and disparate treatment. These are the two ways of classifying cases of discrimination in employment. Disparate impact occurs when an organization discriminates through the use of a process, affecting a protected group as a whole, rather than consciously intending to discriminate. Here are a few examples of disparate impact:
A high school diploma requirement, which may not be important for employment, could discriminate against certain racial groups.
A height requirement, which could limit the ability of women or people of certain races to apply for the job.
Source : https://open.lib.umn.edu/humanresourcemanagement/chapter/4-2-the-law-and-recruitment/
France and European Union:
In France and the European Union, several laws govern the recruitment process to guarantee equal opportunities and combat discrimination. These laws apply to all stages of the recruitment process, from the drafting of the job advertisement to the final selection of the candidate.
French recruitment laws
The French Labor Code prohibits any discrimination based on sex, sexual orientation, gender identity, origin, actual or assumed membership or non-membership of an ethnic group, nation or so-called race, physical appearance, disability, state of health, state of pregnancy, surname, genetic characteristics, morals, age, political opinions, trade union activities, religious beliefs, or because of the normal exercise of the right to strike (article L1132-1).
In addition, Law no. 2008-496 of May 27, 2008, containing various provisions for adapting to Community law in the field of anti-discrimination, extends this protection to access to employment, vocational training and working conditions.
Employers must also comply with the French Data Protection Act no. 78-17 of January 6, 1978, which governs the collection and processing of applicants’ personal data.
European directives on recruitment
At European Union level, several directives aim to guarantee equal treatment in employment and occupation:
Directive 2000/43/EC of June 29, 2000 implementing the principle of equal treatment between persons irrespective of racial or ethnic origin.
Directive 2000/78/EC of November 27, 2000 establishing a general framework for equal treatment in employment and occupation, which prohibits discrimination on the grounds of religion or belief, disability, age or sexual orientation.
Directive 2006/54/EC of July 5, 2006 on the implementation of the principle of equal opportunities and equal treatment of men and women in matters of employment and occupation.
These directives have been transposed into the national law of EU member states, including France.
Exceptions and derogations
As in the United States with the notion of BFOQ (Bona Fide Occupational Qualification), French and European law provide for exceptions to the principle of non-discrimination when the occupational requirement is essential and determining, and provided that the objective is legitimate and the requirement proportionate (article L1133-1 of the French Labor Code).
For example, a director may specifically seek out an actor of a certain origin for a particular role, or a security company may require its agents to be in particular physical condition.
However, these exceptions are strictly circumscribed and must be justified by the nature of the task in hand. A customer category’s preference for a particular gender or origin can never justify discrimination in hiring.
In short, French and European laws on recruitment are designed to guarantee equal treatment of candidates and to combat all forms of discrimination, with very limited and framed exceptions. Employers must ensure that these principles are respected throughout the recruitment process, from the definition of the position to the final selection of the candidate.
Penalties for non-compliance
In France, discrimination in recruitment is punishable by 3 years’ imprisonment and a fine of 45,000 euros (articles 225-1 and 225-2 of the Criminal Code). At European level, Directive 2000/43/EC requires Member States to introduce effective, proportionate and dissuasive penalties for breaches of national provisions adopted pursuant to this directive.
Good practice in non-discriminatory recruitment
To guard against the risk of discrimination, employers must adopt good practices throughout the process:
- Draft job offers in a neutral and inclusive manner, focusing on the skills actually required.
- Define objective and relevant selection criteria
- Train recruiters in non-discrimination and objectivity
- Guarantee the anonymity of applications at the pre-selection stage
- Document and justify recruitment decisions
- Raise awareness of non-discrimination among all employees
In short, compliance with non-discrimination laws is not only a legal obligation, but also a guarantee of fairness, employer attractiveness and corporate performance.