Le recrutement est une étape importante après avoir élaboré l’analyse de poste, la description de poste et les spécifications du poste, et avoir pris connaissance des lois relatives au recrutement. Il est essentiel d’avoir un plan de recrutement en place, même informel, en précisant les sources de recrutement, les délais attendus et en veillant à la diversité des candidats. Il est également important de tenir compte de la situation économique du pays. Certaines entreprises, comme Southwest Airlines, se démarquent par leurs méthodes innovantes de recrutement axées sur la personnalité des candidats plutôt que sur leurs compétences. Southwest recherche des joueurs d’équipe positifs qui correspondent à la culture d’entreprise atypique. Cette section abordera certaines des façons dont Southwest et de nombreuses autres grandes entreprises trouvent ce type de talent.
Video de recrutement par Zappos : https://www.youtube.com/watch?v=kwAMMMxfWbE.
Zappos a développé et publié une série de vidéos YouTube intitulées “Pourquoi j’aime travailler chez Zappos ?” Les vidéos montrent la culture de l’organisation et constituent un excellent outil de recrutement.
Recruteurs
Certaines organisations choisissent d’avoir des individus spécifiques travaillant pour elles qui se concentrent uniquement sur la fonction de recrutement des ressources humaines. Les recruteurs utilisent des sources similaires pour recruter des individus, telles que les organisations professionnelles, les sites web et d’autres méthodes discutées dans ce chapitre. Les recruteurs excellent dans le réseautage et assistent généralement à de nombreux événements où des candidats potentiels seront présents. Les recruteurs maintiennent un flux constant de candidats possibles au cas où un poste correspondant à un bon profil se présenterait. Il existe trois principaux types de recruteurs :
Cabinet de recrutement de cadres. Ces entreprises se concentrent sur les postes de haut niveau, tels que les rôles de direction et de PDG. Ils facturent généralement 10 à 20 % du salaire de la première année, ce qui peut être assez coûteux. Cependant, ils effectuent une grande partie du travail en amont, en envoyant des candidats qui répondent aux qualifications requises.
Agence de recrutement temporaire ou de placement. Supposons que votre réceptionniste parte en congé maladie et que vous ayez besoin d’embaucher quelqu’un pour le remplacer, mais vous ne voulez pas d’une embauche à long terme. Vous pouvez utiliser les services d’une agence de recrutement temporaire pour vous envoyer des candidats qualifiés qui sont prêts à travailler sur des contrats plus courts. Habituellement, l’agence paie le salaire de l’employé et l’entreprise paie l’agence de recrutement, donc vous n’avez pas à ajouter cette personne à votre masse salariale. Si la personne fait du bon travail, il peut y avoir des opportunités pour vous de lui offrir un poste à temps plein et permanent. Kelly Services, Manpower et Snelling Staffing Services sont des exemples d’agences de placement.
Recruteur d’entreprise. Un recruteur d’entreprise est un employé au sein d’une entreprise qui se concentre entièrement sur le recrutement pour son entreprise. Les recruteurs d’entreprise sont employés par la société pour laquelle ils recrutent. Ce type de recruteur peut être axé sur un domaine spécifique, comme le recrutement technique.
Un recruteur à la commission n’est payé que lorsque le recruté commence à travailler, ce qui est souvent le cas des agences de recrutement temporaire ou de placement. Un recruteur sur honoraires est payé à l’avance (en totalité ou une partie des honoraires) pour effectuer une recherche spécifique pour une entreprise.
Bien que le professionnel des RH, lorsqu’il fait appel à des recruteurs, ne soit peut-être pas responsable des détails de la gestion du processus de recherche, il est toujours responsable de la gestion du processus et des recruteurs. L’analyse de poste, la description de poste et les spécifications de poste doivent encore être développées et les candidats devront toujours être interviewés.
Focus Fortune 500
En 2009, lorsqu’Amazon a acheté Zappos pour 10 millions d’actions Amazon (environ 900 millions de dollars en 2009), ce mouvement stratégique pour Amazon n’a pas changé la culture d’embauche et de recrutement de Zappos. Zappos, à nouveau élue parmi les cent meilleures entreprises où travailler par CNN Money (Sowa, 2011), croit que tout commence par les personnes qu’elle embauche. L’équipe de recrutement demande toujours : “Sur une échelle de 1 à 10, à quel point pensez-vous être bizarre ?”. Cette question est directement liée au plan stratégique de l’entreprise et à sa troisième valeur fondamentale, qui est “créer du plaisir et un peu de bizarrerie”. Zappos recrute des personnes qui ont non seulement les compétences techniques pour le poste, mais qui correspondent également bien à la culture de l’organisation. Une fois embauchés, les nouveaux employés suivent deux semaines de formation. À la fin de la formation, les employés nouvellement embauchés se voient offrir “l’offre”. L’offre est de 2 000 $ pour démissionner sur-le-champ. Cela garantit que Zappos dispose de personnes engagées qui ont le désir de travailler avec l’organisation, ce qui commence par le processus de recrutement.
Recrutement sur les campus
Les collèges et universités peuvent être d’excellentes sources de nouveaux candidats, généralement pour des postes de niveau débutant. Pensez aux collèges techniques qui enseignent la cuisine, la technologie automobile ou la cosmétologie. Ils peuvent être d’excellentes sources de personnes ayant une formation spécialisée dans un domaine spécifique. Les universités peuvent fournir des personnes qui manquent peut-être d’expérience réelle mais qui ont une formation formelle dans un domaine spécifique. De nombreuses organisations utilisent leurs programmes de recrutement sur les campus pour développer de nouveaux talents, qui deviendront éventuellement des managers.
Pour que ce type de programme fonctionne, il nécessite l’établissement de relations avec les communautés des campus, tels que les services de carrière des campus. Cela peut également nécessiter du temps pour assister à des événements sur le campus, tels que des salons de l’emploi. IBM, par exemple, dispose d’un excellent programme de recrutement sur les campus. Pour IBM, le recrutement à la sortie de l’université garantit un grand nombre de personnes qui évolueront avec l’organisation1.
La mise en place d’un programme de stage formel pourrait également être un moyen d’utiliser les contacts des collèges et universités. Walgreens, par exemple, s’associe à l’Apollo College pour recruter des stagiaires ; cela peut se traduire par un emploi à temps plein pour le stagiaire motivé et des économies d’argent pour Walgreens en ayant un flux constant de talents.
Associations professionnelles
Les associations professionnelles sont généralement des organisations à but non lucratif dont l’objectif est de promouvoir une profession particulière. Presque toutes les professions ont leur propre organisation professionnelle. Par exemple, dans le domaine des ressources humaines, la Society for Human Resource Management permet aux entreprises de publier des offres d’emploi liées aux RH. L’American Marketing Association, également une organisation professionnelle, permet aussi de publier des offres d’emploi. Généralement, il y a des frais associés et il peut être nécessaire d’être membre de l’association pour pouvoir publier des offres. Voici quelques exemples d’associations professionnelles :
- Association professionnelle des infirmières
- Société des femmes ingénieures
- Fédération internationale des comptables
- Institut des consultants en management
- Association professionnelle unie des ventes
- Guilde nationale des avocats
- Organisation nationale des architectes issus des minorités
- Fédération internationale des journalistes (syndicat)
- Fédération internationale des métallurgistes (syndicat)
- Association des agents de bord (syndicat)
Les syndicats peuvent aussi être d’excellentes sources de candidats et certains permettent également de publier des offres d’emploi sur leur site web. Nous discuterons plus en détail des syndicats au chapitre 12 “Travailler avec les syndicats”. La clé pour faire de cela une stratégie de recrutement efficace est d’identifier les organisations liées à votre secteur d’activité et de développer des relations avec les membres de ces organisations. Ce type de réseautage peut vous permettre de rencontrer des personnes de votre industrie qui cherchent un emploi ou qui connaissent quelqu’un qui en cherche un.
Sites web
Si vous avez déjà dû chercher un emploi, vous savez qu’il existe de nombreux sites web pour vous aider. Du point de vue des RH, il y a beaucoup d’options pour publier une annonce, la plupart étant peu coûteuses. L’inconvénient de cette méthode est le nombre immense de CV que vous pouvez recevoir de ces sites, qui peuvent être qualifiés ou non. Pour lutter contre ce problème, de nombreuses organisations mettent en place des logiciels qui recherchent des mots-clés dans les CV. Nous en discuterons plus au chapitre 5 “Sélection”. Voici quelques exemples de sites web :
- Le site web de votre propre entreprise
- Yahoo HotJobs
- Monster
- CareerBuilder
- JobCentral
Médias sociaux
Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube et MySpace sont d’excellents moyens d’obtenir une présence médiatique pour attirer divers travailleurs. En 2007, Sodexo, qui fournit des services tels que la restauration et la gestion des installations, a commencé à utiliser les médias sociaux pour aider à faire connaître leur culture d’entreprise. Depuis, ils ont économisé 300 000 $ sur les méthodes de recrutement traditionnelles (Sodexo, 2011). Les cinquante recruteurs de Sodexo partagent des mises à jour sur Twitter à propos de leur excellente culture d’entreprise. L’utilisation de ces médias a fait passer le trafic sur la page carrières du site web de Sodexo de 52 000 à 181 000. L’objectif de l’utilisation des médias sociaux comme outil de recrutement est de créer un buzz autour de votre organisation, de partager des histoires d’employés qui ont réussi et de vanter une culture intéressante. Même les petites entreprises peuvent utiliser cette technologie en publiant des offres d’emploi dans leurs mises à jour de statut. Cette technique est relativement peu coûteuse, mais il y a certaines choses à prendre en compte. Par exemple, tweeter sur une offre d’emploi peut susciter l’intérêt de certains candidats, mais l’astuce est de montrer votre personnalité en tant qu’employeur dès le début. Selon Bruce Morton d’Allegis Group Services, utiliser les médias sociaux consiste à s’engager et à avoir des conversations avec les gens avant même qu’ils ne pensent à vous comme employeur (Lindow, 2011). Debbie Fisher, responsable RH pour une grande agence de publicité, Campbell Mithun, dit que si tweeter peut être un bon moyen de recruter des personnes qui peuvent être ouvertes sur leur recherche d’emploi, utiliser des outils comme LinkedIn pourrait être une meilleure façon d’obtenir des candidats plus expérimentés qui ne peuvent pas être ouverts sur leur recherche d’un nouvel emploi, en raison de leur situation d’emploi actuelle. Elle dit que LinkedIn a donné aux gens la permission de mettre leur CV en ligne sans crainte de représailles de la part de leurs employeurs actuels. La créativité dans une campagne de médias sociaux compte aussi. Campbell Mithun a embauché treize stagiaires pendant l’été en utilisant une approche unique des médias sociaux. Ils ont demandé aux candidats intéressés de soumettre treize tweets sur treize jours et ont choisi les stagiaires en fonction de leur créativité. De nombreuses organisations, dont Zappos (Vidéo 4.4), utilisent des vidéos YouTube pour promouvoir l’entreprise. Dans les vidéos, un lien dirige les spectateurs vers le site web de l’entreprise pour postuler à un poste dans l’entreprise. Facebook permet de publier gratuitement des offres d’emploi dans Facebook Marketplace, et la page Facebook de l’entreprise peut également être utilisée comme outil de recrutement. Certaines organisations décident d’utiliser les publicités Facebook, qui sont payées “au clic” ou par impression (combien de personnes voient potentiellement la publicité). La technologie des publicités Facebook permet de cibler des régions et des mots-clés Facebook spécifiques (Black, 2011). Certaines personnes utilisent même leur page Facebook personnelle pour publier des mises à jour de statut listant des opportunités d’emploi et demandant aux gens de répondre en privé s’ils sont intéressés.
Événements
De nombreuses organisations, comme Microsoft, organisent des événements annuels pour permettre aux gens de réseauter et de se tenir au courant des nouvelles technologies. La Professional Developer Conference (PDC) de Microsoft, habituellement organisée en juillet, accueille des milliers de développeurs web et d’autres professionnels cherchant à mettre à jour leurs compétences et à rencontrer de nouvelles personnes.
Certaines organisations, comme Choice Career Fairs, organisent des salons de l’emploi partout dans le pays ; participer à ce type de salon peut être un excellent moyen de rencontrer une grande variété de candidats. D’autres événements ne sont peut-être pas spécifiquement destinés au recrutement, mais y assister peut vous permettre de rencontrer des personnes susceptibles de pourvoir un poste actuel ou futur. Par exemple, dans le monde de la mode, Fashion Group International (FGI) organise des événements à l’échelle internationale chaque semaine, ce qui peut offrir l’opportunité de rencontrer des candidats qualifiés.
Groupes d’intérêt spécifiques (SIG)
Les groupes d’intérêt spécifiques (SIG), qui peuvent exiger l’adhésion des individus, se concentrent sur des sujets particuliers pour leurs membres. Souvent, les SIG disposent d’espaces pour publier des offres d’emploi ou de divers forums de discussion où des emplois peuvent être affichés. Par exemple, le SIG Women in Project Management fournit des nouvelles sur la gestion de projet et dispose également d’un espace pour les annonces d’emploi. D’autres exemples de SIG pourraient inclure :
Oracle Developer SIG African American Medical Librarians Alliance SIG American Marketing Association Global Marketing SIG Special Interest Group for Accounting Information Systems (SIG-ASYS) Junior Lawyer SIG
Le recrutement via les SIG peut être un excellent moyen de cibler un groupe spécifique de personnes formées dans un domaine particulier ou possédant une certaine spécialité.
Références
La plupart des plans de recrutement incluent de demander aux employés actuels : “Qui connaissez-vous ?”. La qualité des candidats référés est généralement élevée, car la plupart des gens ne recommanderaient pas quelqu’un qu’ils jugent incapable de faire le travail. Envoyer par e-mail une offre d’emploi aux employés actuels et offrir des incitations pour référer un ami peut être un moyen rapide de recruter des individus. En raison du succès de la plupart des programmes de référence formalisés, il est suggéré qu’un tel programme fasse partie du plan stratégique global de GRH et de la stratégie de recrutement. Cependant, méfiez-vous d’utiliser les références comme seule méthode de recrutement, car cela peut conduire à un manque de diversité sur le lieu de travail. Le népotisme signifie une préférence pour l’embauche de parents d’employés actuels, ce qui peut également conduire à un manque de diversité et à des problèmes de gestion sur le lieu de travail.
Par exemple, l’Université de Washington offre 1 200 $ chaque fois qu’un employé actuel recommande avec succès un ami pour travailler dans leurs centres médicaux. Habituellement, la plupart des incitations exigent que le nouvel employé soit embauché et reste pendant une période déterminée. Voici quelques exemples d’incitations qui peuvent être utilisées pour référer un ami :
-Une carte-cadeau pour l’employé Une incitation financière
-Des tirages au sort pour le plus grand nombre de références
Ces types de programmes sont appelés programmes de référence des employés (ERP) et ont tendance à générer l’un des rendements les plus élevés par embauche (Lefkow, 2002). Pour rendre un programme ERP efficace, certains éléments clés doivent être mis en place :
Communiquer le programme aux employés existants. Suivre le succès du programme à l’aide de mesures des embauches réussies.
Être conscient de l’aspect administratif et du temps nécessaire pour mettre en œuvre efficacement le programme. Fixer des objectifs mesurables dès le départ pour un programme spécialisé.
Accenture a récemment remporté le prix ERE Media pour l’un des ERP les plus innovants. Son programme a fait passer le nombre de nouvelles embauches par référence de 14 % à 32 %, et la sensibilisation des employés au programme est passée de seulement 20 % à 99 % (Sullivan, 2009). L’originalité de leur programme réside dans la récompense que reçoit l’employé. Au lieu d’offrir une compensation financière personnelle, Accenture fait un don à l’organisme de bienfaisance choisi par l’employé, comme une école primaire locale. Leur programme cherche également à réduire les références occasionnelles, de sorte qu’il est demandé à l’employé de remplir un formulaire en ligne pour expliquer les compétences de la personne qu’il recommande. L’entreprise a également développé un site web où les employés actuels peuvent suivre l’évolution des références. De plus, les candidatures référées par les employés sont signalées en ligne et traitées en priorité – en fait, chaque référence est prise en compte. Comme vous pouvez le constater, Accenture a fait de son ERP un succès grâce à l’utilisation d’une planification stratégique dans le processus de recrutement.
Coûts de recrutement
La planification du recrutement comprend la budgétisation des coûts de recherche de candidats. Par exemple, disons que vous avez trois postes à pourvoir, dont un est un emploi temporaire. Vous avez déterminé que vos coûts de publicité seront de 400 ,Et que vos coûts d’agence temporaire seront d’environ 700.pour le mois. Vous vous attendez à ce qu’au moins l’un des deux postes soit recruté par recommandation, vous paierez donc une prime de recommandation de 500 $. Voici comment vous pouvez calculer le coût de recrutement pour le mois :
coût par embauche = coûts de publicité + coûts de recruteur + coûts de recommandation + coûts des médias sociaux + coûts d’événement.
400 +700+700 + 500 =1600=1600 / 3 = 533 $ de coût de recrutement par embauche.
De plus, lorsque nous examinons l’efficacité de nos méthodes de recrutement, nous pouvons considérer un chiffre appelé le ratio de rendement. Un ratio de rendement est le pourcentage de candidats provenant d’une source qui passent à l’étape suivante du processus de sélection (par exemple, ils obtiennent un entretien). Par exemple, si vous avez reçu deux cents curriculum vitæ d’une annonce que vous avez placée dans une organisation professionnelle, et que cinquante-deux d’entre eux passent à l’étape de l’entretien, cela signifie un rendement de 26 % (52/200). En utilisant ces calculs, nous pouvons déterminer le meilleur endroit pour recruter pour un poste particulier. Notez également que certains ratios de rendement peuvent varier pour des emplois particuliers, et qu’un ratio de rendement plus élevé doit également tenir compte du coût de cette méthode. Pour un emploi d’entrée de gamme, le recrutement sur les campus peut donner un meilleur ratio que, par exemple, un recruteur d’entreprise, mais le recruteur d’entreprise peut avoir un coût plus élevé par embauche.
Une fois que nous avons terminé le processus de recrutement, nous pouvons commencer le processus de sélection.
Points clés à retenir
- Les professionnels des ressources humaines doivent avoir un plan de recrutement avant de publier une description de poste. Le plan doit indiquer où les annonces d’emploi seront affichées et comment se déroulera la gestion du matériel destiné aux candidats, comme les curriculum vitae. Une partie du plan devrait également inclure le coût prévu du recrutement.
- De nombreuses organisations font appel à des recruteurs. Les recruteurs peuvent être des recruteurs de cadres, ce qui signifie qu’un cabinet extérieur effectue la recherche. Pour les postes temporaires, une entreprise d’intérim ou de placement de personnel telle que Kelly Services peut être utilisée. Les recruteurs d’entreprise travaillent pour l’organisation et font partie de l’équipe RH.
- Le recrutement sur campus peut être un moyen efficace de recruter pour des postes de débutant. Ce type de recrutement peut nécessiter des efforts considérables pour développer des relations avec les campus universitaires.
- Presque toutes les professions comptent au moins une association professionnelle. La publication d’annonces sur leurs sites Web peut être un moyen efficace de cibler un emploi spécifique.
- La plupart des entreprises utilisent également leur propre site Web pour les offres d’emploi, ainsi que d’autres sites Web tels que Monster et CareerBuilder.
- Les réseaux sociaux sont également un moyen populaire de recruter. L’utilisation de sites Web tels que Twitter et Facebook peut faire connaître une offre d’emploi spécifique ou fournir des informations sur l’entreprise, ce qui peut entraîner une augmentation du trafic vers le site Web de l’entreprise.
- Le recrutement lors d’événements spéciaux tels que les salons de l’emploi est une autre option. Certaines organisations organisent des salons de l’emploi spécifiques à leur entreprise, en fonction de leur taille. D’autres peuvent assister à des salons industriels ou spécifiques à un emploi pour recruter des personnes spécifiques.
- Les GIS, ou groupes d’intérêts spéciaux/spécifiques, sont généralement très spécialisés. Par exemple, les femmes chefs de projet peuvent avoir un groupe d’intérêt qui comprend un forum de discussion pour la publication d’annonces d’emploi.
- Les références d’employés peuvent être un excellent moyen de susciter l’intérêt pour un poste affiché. Habituellement, des incitations sont offertes à l’employé pour qu’il recommande des personnes qu’il connaît. Cependant, la diversité peut être un problème, tout comme le népotisme .
- Notre dernière considération dans le processus de recrutement concerne les coûts de recrutement. Nous pouvons le déterminer en examinant le montant total que nous avons dépensé pour tous les efforts de recrutement par rapport au nombre d’embauches. Un ratio de rendement est utilisé pour déterminer l’efficacité des efforts de recrutement dans un domaine. Par exemple, nous pouvons examiner le nombre total de candidats reçus d’un type de média particulier et le diviser par le nombre de candidats qui parviennent à l’étape suivante du processus (par exemple, ils reçoivent un entretien).
Recruiting is an important step after developing the job analysis, job description, and job specifications, and learning about hiring laws. It is essential to have a recruiting plan in place, even an informal one, that outlines recruiting sources, expected timelines, and ensures diversity of candidates. It is also important to consider the economic situation of the country. Some companies, such as Southwest Airlines, stand out for their innovative recruiting methods that focus on the personality of candidates rather than their skills. Southwest looks for positive team players who fit the atypical corporate culture. This section will discuss some of the ways Southwest and many other large companies find this type of talent.
Video de recrutement par Zappos : https://www.youtube.com/watch?v=kwAMMMxfWbE.
Zappos has developed and published a series of YouTube videos called “Why I Love Working at Zappos?” The videos showcase the culture of the organization and are a great recruiting tool.
Recruiters
Some organizations choose to have specific individuals working for them who focus solely on the human resources recruiting function. Recruiters use similar sources to recruit individuals, such as professional organizations, websites, and other methods discussed in this chapter. Recruiters excel at networking and typically attend many events where potential candidates will be present. Recruiters maintain a steady stream of potential candidates in case a position with a good fit becomes available. There are three main types of recruiters:
Executive search firm. These firms focus on high-level positions, such as management and CEO roles. They typically charge 10-20% of the first year’s salary, which can be quite expensive. However, they do a lot of the legwork up front, sending candidates who meet the qualifications.
Temporary or staffing agency. Let’s say your receptionist goes on sick leave and you need to hire someone to replace them, but you don’t want a long-term hire. You can use the services of a temporary staffing agency to send you qualified candidates who are willing to work on shorter contracts. Typically, the agency pays the employee’s salary and the company pays the staffing agency, so you don’t have to add this person to your payroll. If the person does a good job, there may be opportunities for you to offer them a full-time, permanent position. Kelly Services, Manpower, and Snelling Staffing Services are examples of staffing agencies.
Corporate Recruiter. A corporate recruiter is an employee within a company who focuses entirely on recruiting for their company. Corporate recruiters are employed by the company they are recruiting for. This type of recruiter may be focused on a specific area, such as technical recruiting.
A commission-based recruiter is paid only when the recruitee starts working, which is often the case with temporary or staffing agencies. A fee-based recruiter is paid in advance (in full or part of the fee) to conduct a specific search for a company.
While the HR professional, when using recruiters, may not be responsible for the details of managing the search process, they are still responsible for managing the process and the recruiters. The job analysis, job description, and job specifications still need to be developed, and candidates will still need to be interviewed.
Focus Fortune 500
In 2009, when Amazon bought Zappos for 10 million shares of Amazon stock (about $900 million in 2009), this strategic move for Amazon did not change Zappos’ hiring and recruiting culture. Zappos, once again voted one of the 100 best companies to work for by CNN Money (Sowa, 2011), believes that it all starts with the people it hires. The recruiting team always asks, “On a scale of 1 to 10, how weird do you think you are?” This question is directly related to the company’s strategic plan and its third core value, which is “create fun and a little weirdness.” Zappos hires people who not only have the technical skills for the job, but who are also a good fit for the organization’s culture. Once hired, new employees go through two weeks of training. At the end of the training, newly hired employees are offered “the offer.” The offer is $2,000 to resign on the spot. This ensures that Zappos has committed people who have a desire to work with the organization, which starts with the recruiting process.
Recruitment on the campus
Colleges and universities can be great sources of new candidates, usually for entry-level positions. Think of technical colleges that teach culinary, automotive technology, or cosmetology. They can be great sources of people with specialized training in a specific field. Universities can provide people who may lack real-world experience but have formal training in a specific field. Many organizations use their campus recruiting programs to develop new talent, who will eventually become managers.
For this type of program to work, it requires building relationships with campus communities, such as campus career services. It may also require taking time to attend campus events, such as job fairs. IBM, for example, has a great campus recruiting program. For IBM, recruiting straight out of college ensures a large pool of people who will grow with the organization.1
Setting up a formal internship program could also be a way to leverage college and university contacts. Walgreens, for example, partners with Apollo College to recruit interns; this can result in full-time employment for the motivated intern and save Walgreens money by having a steady stream of talent.
Professional Associations
Professional associations are typically nonprofit organizations that promote a particular profession. Nearly every profession has its own professional organization. For example, in the field of human resources, the Society for Human Resource Management allows companies to post HR-related job openings. The American Marketing Association, also a professional organization, also allows job postings. Typically, there is a fee associated with it, and membership in the association may be required to post jobs. Here are some examples of professional associations:
- Professional Association of Nurses
- Society of Women Engineers
- International Federation of Accountants
- Institute of Management Consultants
- United Professional Sales Association
- National Lawyers Guild
- National Organization of Minority Architects
- International Federation of Journalists (union)
- International Metalworkers’ Federation (union)
- Association of Flight Attendants (union)
Unions can also be great sources of candidates, and some even post job openings on their websites. We’ll discuss unions in more detail in Chapter 12, “Working with Unions.” The key to making this an effective recruiting strategy is to identify organizations related to your industry and develop relationships with members of those organizations. This type of networking can allow you to meet people in your industry who are looking for a job or who know someone who is.
Website
If you’ve ever had to look for a job, you’ll know that there are plenty of websites out there to help you. From an HR point of view, there are many options for posting an ad, most of them inexpensive. The downside of this method is the immense number of CVs you can receive from these sites, which may or may not be qualified. To combat this problem, many organizations are introducing software that searches resumes for keywords. We’ll talk more about this in Chapter 5, “Selection”. Here are a few examples of websites:
- Your own company website
- Yahoo HotJobs
- Monster
- CareerBuilder
- JobCentral
Social media
Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube and MySpace are all excellent ways of gaining a media presence to attract diverse workers. In 2007, Sodexo, which provides services such as catering and facilities management, began using social media to help spread the word about their corporate culture. Since then, they’ve saved $300,000 on traditional recruiting methods (Sodexo, 2011). Sodexo’s fifty recruiters share updates on Twitter about their excellent company culture. The use of these media has increased traffic to the careers page on the Sodexo website from 52,000 to 181,000. The goal of using social media as a recruitment tool is to create a buzz around your organization, share stories of successful employees and tout an interesting culture. Even small companies can make use of this technology by publishing job offers in their status updates. This technique is relatively inexpensive, but there are a few things to bear in mind. For example, tweeting about a job offer may pique the interest of some candidates, but the trick is to show your personality as an employer right from the start. According to Bruce Morton of Allegis Group Services, using social media is about engaging and having conversations with people before they even think of you as an employer (Lindow, 2011). Debbie Fisher, HR manager for a large advertising agency, Campbell Mithun, says that while tweeting can be a good way to recruit people who may be open about their job search, using tools like LinkedIn could be a better way to get more experienced candidates who may not be open about their search for a new job, due to their current employment situation. She says LinkedIn has given people permission to put their CVs online without fear of reprisal from their current employers. Creativity in a social media campaign counts too. Campbell Mithun hired thirteen interns over the summer using a unique approach to social media. They asked interested candidates to submit thirteen tweets over thirteen days and chose the interns based on their creativity. Many organizations, including Zappos (Video 4.4), use YouTube videos to promote the company. In the videos, a link directs viewers to the company’s website to apply for a position with the company. Facebook allows job offers to be posted free of charge in Facebook Marketplace, and the company’s Facebook page can also be used as a recruitment tool. Some organizations decide to use Facebook ads, which are paid “per click” or per impression (how many people potentially see the ad). Facebook ad technology enables targeting of specific Facebook regions and keywords (Black, 2011). Some people even use their personal Facebook page to post status updates listing job opportunities and asking people to respond privately if they’re interested.
Events
Many organizations, like Microsoft, hold annual events to enable people to network and keep abreast of new technologies. Microsoft’s Professional Developer Conference (PDC), usually held in July, welcomes thousands of web developers and other professionals looking to update their skills and meet new people.
Some organizations, such as Choice Career Fairs, organize job fairs around the country; attending these can be a great way to meet a wide variety of candidates. Other events may not be specifically aimed at recruitment, but attending them can give you the opportunity to meet people who may be able to fill a current or future position. For example, in the fashion world, Fashion Group International (FGI) organizes international events on a weekly basis, which can provide an opportunity to meet qualified candidates.
Special Interest Groups (SIG)
Special Interest Groups (SIGs), which may require individual membership, focus on particular topics for their members. SIGs often have spaces for posting job offers, or various discussion forums where jobs can be posted. For example, the SIG Women in Project Management provides news on project management and also has a space for job advertisements. Other GIS examples might include:
Oracle Developer SIG African American Medical Librarians Alliance SIG American Marketing Association Global Marketing SIG Special Interest Group for Accounting Information Systems (SIG-ASYS) Junior Lawyer SIG
Recruiting via SIGs can be an excellent way of targeting a specific group of people trained in a particular field or with a certain specialty.
References
Most recruiting plans include asking current employees, “Who do you know?” The quality of referrals is generally high, as most people would not refer someone they feel is incapable of doing the job. Emailing a job posting to current employees and offering incentives for referring a friend can be a quick way to recruit individuals. Due to the success of most formalized referral programs, it is suggested that such a program be part of the overall strategic HRM plan and recruiting strategy. However, be wary of using referrals as the sole method of recruiting, as this can lead to a lack of diversity in the workplace. Nepotism means a preference for hiring relatives of current employees, which can also lead to a lack of diversity and management issues in the workplace.
For example, the University of Washington offers $1,200 each time a current employee successfully refers a friend to work at their medical centers. Typically, most incentives require the new employee to be hired and stay for a specific period of time. Here are some examples of incentives that can be used to refer a friend:
-Employee gift card Financial incentive
-Random draws for the highest number of referrals
These types of programs are called Employee Referral Programs (ERP) and tend to generate some of the highest returns per hire (Lefkow, 2002). To make an ERP program effective, certain key elements need to be in place:
Communicate the program to existing employees. Track the success of the program using successful hire metrics.
Be aware of the administrative and time-consuming nature of implementing the program effectively. Set measurable goals up front for a specialized program.
Accenture recently won the ERE Media Award for Most Innovative ERP. Their program increased the number of new hires per referral from 14% to 32%, and employee awareness of the program increased from just 20% to 99% (Sullivan, 2009). What makes their program unique is the reward the employee receives. Instead of offering personal financial compensation, Accenture donates to the employee’s charity of choice, such as a local elementary school. Their program also seeks to reduce casual referrals, so the employee is asked to fill out an online form explaining the qualifications of the person they are referring. The company has also developed a website where current employees can track the progress of referrals. In addition, applications referred by employees are flagged online and prioritized – in fact, every referral is considered. As you can see, Accenture has made its ERP a success by using strategic planning in the recruiting process.
Recruitment cost
Recruitment planning includes budgeting for the costs of finding candidates. For example, let’s say you have three positions to fill, one of which is a temporary position. ou have determined that your advertising costs will be $400 and $700, and that your temporary agency costs will be approximately $700 for the month.. You expect at least one of the two positions to be recruited by referral, so you will pay a referral bonus of $500. Here is how you can calculate the recruiting cost for the month:
Cost per hire = Advertising costs + Recruiter costs + Referral costs + Social media costs + Event costs.
400 + 700 + 700 + 500 = 1600 = 1600 / 3 = $533 recruiting cost per hire.
Additionally, when we look at the effectiveness of our recruiting methods, we can consider a number called the yield ratio. A yield ratio is the percentage of candidates from a source who move on to the next step in the selection process (e.g., they get an interview). For example, if you received two hundred resumes from an ad you placed at a professional organization, and fifty-two of them move on to the interview stage, that would be a yield of 26% (52/200). Using these calculations, we can determine the best place to recruit for a particular position. Also note that some yield ratios may vary for particular jobs, and a higher yield ratio must also factor in the cost of that method. For an entry-level job, campus recruiting may yield a better ratio than, say, a corporate recruiter, but the corporate recruiter may have a higher cost per hire.
Once we have completed the recruitment process, we can begin the selection process.
Key Takeaways
- Human resources professionals should have a recruitment plan in place before publishing a job description. The plan should indicate where job advertisements will be posted and how candidate materials, such as resumes, will be managed. Part of the plan should also include the anticipated cost of recruitment.
- Many organizations use recruiters. Recruiters may be executive recruiters, meaning that an outside firm conducts the search. For temporary positions, a temping or staffing company such as Kelly Services may be used. Corporate recruiters work for the organization and are part of the HR team.
- On-campus recruitment can be an effective way of recruiting for entry-level positions. This type of recruitment can require considerable effort to develop relationships with university campuses.
- Almost all professions have at least one professional association. Advertising on their websites can be an effective way of targeting a specific job.
- Most companies also use their own websites for job postings, as well as other websites such as Monster and CareerBuilder.
- Social networks are also a popular means of recruiting. Using websites such as Twitter and Facebook can publicize a specific job vacancy or provide information about the company, which can lead to increased traffic to the company’s website.
- Recruiting at special events such as job fairs is another option. Some organizations organize company-specific job fairs, depending on their size. Others may attend industry or job-specific fairs to recruit specific individuals.
- SIGs, or special/specific interest groups, are usually highly specialized. For example, women project managers may have an interest group that includes a discussion forum for posting job advertisements.
- Employee referrals can be an excellent way of generating interest in a job posting. Usually, incentives are offered to employees to refer people they know. However, diversity can be a problem, as can nepotism.
- Our final consideration in the recruitment process concerns recruitment costs. We can determine this by looking at the total amount we have spent on all recruitment efforts in relation to the number of hires. An efficiency ratio is used to determine the effectiveness of recruitment efforts in an area. For example, we can look at the total number of applicants received from a particular type of media and divide it by the number of applicants who reach the next stage in the process (for example, they receive an interview).