Très souvent, une fois que la décision d’embaucher un candidat est prise, les professionnels des ressources humaines ont le sentiment que leur travail est terminé. Mais faire l’offre au candidat choisi peut être tout aussi important que le processus d’entretien. Si l’offre n’est pas gérée correctement, vous pouvez perdre le candidat, ou si le candidat accepte le poste, il pourrait partir du mauvais pied.
Selon Paul Falcone, vice-président des ressources humaines chez Time Warner, une entreprise du Fortune 500, des informations détaillées doivent être demandées au candidat avant même que l’offre ne soit faite (Falcone, 2011). Il dit que dès que l’offre est faite, le pouvoir est transféré au candidat. Pour gérer cela, il suggère de poser des questions sur le salaire lors de l’entretien, notamment les suivantes :
- “Si nous devions vous faire une offre d’emploi aujourd’hui, quand seriez-vous en mesure d’accepter ou de rejeter l’offre ?” Si le candidat répond “tout de suite”, cela indique qu’il n’a pas d’autres offres d’emploi sur la table ou que si c’est le cas, vous êtes leur premier choix.
- “À quel point, en termes de dollars, accepteriez-vous notre offre d’emploi et à quel point, en termes de dollars, rejetteriez-vous l’offre ?” L’avantage d’utiliser cette stratégie est qu’elle permet de comprendre les attentes du candidat.
- Si l’interviewé ne répond pas immédiatement, vous pouvez clarifier en demandant : “Je pose cette question parce que j’aimerais évaluer votre niveau d’intérêt. Partagez avec moi l’offre salariale idéale par rapport au point où vous seriez prêt à renoncer à cette opportunité.”
Poser ces questions peut aider à qualifier les candidats, en fonction des attentes salariales. Par exemple, si un candidat demande 20 % de plus que ce que vous êtes en mesure de payer pour le poste, cette discussion peut avoir lieu avant même que l’offre ne soit faite, rendant peut-être ce candidat non viable.
Une fois que vous avez déterminé lors du processus d’entretien que les attentes salariales se situent dans la fourchette de ce que vous pouvez offrir, la première étape consiste à faire l’offre dès que la décision est prise. Dans un marché du travail tendu, attendre une ou deux semaines peut avoir un impact sur votre capacité à embaucher votre premier choix. Vous avez probablement déjà une fourchette de salaire en tête et pouvez commencer à affiner l’offre en fonction des connaissances, des compétences, des aptitudes et des autres caractéristiques (KSAO) de l’individu. Sur la base de la fourchette de salaire que vous pouvez offrir, considérez les questions suivantes lorsque vous faites l’offre à un candidat :
- Quelle est la rareté de l’ensemble de compétences en question ?
- Quels sont les salaires en vigueur dans votre zone géographique ?
- Quelles sont les conditions économiques actuelles ?
- Quel est le salaire actuel pour des postes similaires dans votre organisation ?
- Quelle est la stratégie de rémunération de votre organisation ?
- Quelle est la juste valeur marchande du poste ?
- Quel est le niveau du poste au sein de l’organisation ?
- Quelles sont vos contraintes budgétaires ?
- Dans combien de temps l’employé sera-t-il productif au sein de l’organisation ?
- Y a-t-il d’autres candidats tout aussi qualifiés qui pourraient avoir des prétentions salariales moins élevées ?
- Quels sont les taux de chômage nationaux et régionaux ?
- Si vous ne pouvez pas payer davantage, pouvez-vous offrir d’autres avantages tels qu’une prime à la signature ou des horaires de travail flexibles ?
Après avoir formulé une offre d’emploi, il est raisonnable d’accorder au candidat un délai de réflexion, mais pas trop long, car cela pourrait entraîner la perte d’autres candidats si ce candidat refuse l’offre. Il est probable que le candidat revienne avec une demande de salaire ou de avantages plus élevés. Vous trouverez ci-dessous et dans la vidéo 5.4 des conseils pour réussir les négociations : https://www.youtube.com/watch?v=xjQ5OomkVpg.
- Soyez prêt. Connaissez exactement ce que vous pouvez et ne pouvez offrir.
- Expliquez la croissance de carrière que l’organisation peut offrir.
- Abordez les avantages de l’arrivée du candidat dans l’organisation.
- Discutez de l’offre dans son ensemble, y compris des autres avantages offerts à l’employé.
- Considérez les négociations comme une situation gagnant-gagnant.
- Soyez en mesure de fournir une recherche de salaire sur des postes similaires et des concurrents pour le même titre de poste.
- Utilisez la technique de négociation de transaction. Par exemple, « Je ne peux pas vous offrir le salaire que vous demandez pour le moment, mais que se passerait-il si nous pouvions revoir le salaire à votre examen de rendement dans six mois, à condition que ____ objectifs soient atteints ? »
Une fois que l’appel téléphonique est passé et que le candidat accepte l’offre, un e-mail ou une lettre formelle doit suivre, détaillant les modalités de l’accord d’emploi. L’accord d’emploi ou la lettre d’offre doit inclure les éléments suivants :
- Titre du poste
- Salaire
- Autres compensations, telles que des primes ou des options sur actions
- Avantages, tels que la couverture des soins de santé, le 401(k)
- Temps de vacances/jours fériés payés
- Date de début
- Attentes en matière de clause de non-concurrence
- Autres considérations telles que les frais de déménagement
Une fois que le package de rémunération et d’avantages a été négocié avec succès et que la lettre d’offre (ou l’e-mail) a été envoyée, clarifiez les détails de l’acceptation par écrit et recevez la confirmation de la date de début. Il n’est pas rare que les personnes occupant des postes de direction aient besoin d’un mois ou même de deux mois pour quitter leur ancien emploi. Pendant cette période, assurez-vous de rester en contact et de remplir les formalités administratives d’embauche dans l’intervalle.
Points clés à retenir
-Le travail du professionnel des ressources humaines n’est pas terminé une fois la sélection effectuée. L’étape suivante consiste à faire l’offre. Cette étape est importante, car si elle n’est pas réalisée correctement, vous risquez de perdre le candidat ou d’avoir de mauvais sentiments dès le début de la relation de travail.
-Une fois que vous avez pris la décision d’embaucher quelqu’un, faites immédiatement l’offre au candidat. Normalement, cela se fait par le biais d’un appel téléphonique et d’un courrier électronique de suivi, exposant les détails de l’offre.
-Il n’est pas rare qu’une personne négocie son salaire ou ses avantages. Sachez jusqu’où vous pouvez négocier et soyez également conscient de la manière dont vos employés actuels seront affectés si vous offrez à cette personne un salaire plus élevé.
-Si vous avez du mal à trouver un accord, faites preuve de créativité dans ce que vous pouvez offrir ; par exemple, proposez des horaires flexibles au lieu d’un salaire plus élevé.
Very often, once the decision to hire a candidate is made, HR professionals feel like their job is done. But making the offer to the chosen candidate can be just as important as the interview process. If the offer is not handled properly, you could lose the candidate, or if the candidate accepts the position, they could get off on the wrong foot.
According to Paul Falcone, vice president of human resources at Time Warner, a Fortune 500 company, detailed information should be requested from the candidate before the offer is even made (Falcone, 2011). He says that as soon as the offer is made, the power is transferred to the candidate. To manage this, he suggests asking salary-related questions during the interview, including the following:
- “If we were to make you a job offer today, when would you be in a position to accept or reject the offer?” If the candidate answers “right away”, this indicates that they don’t have any other job offers on the table, or that if they do, you’re their first choice.
- “How much, in dollar terms, would you accept our job offer and how much, in dollar terms, would you reject the offer?” The advantage of using this strategy is that it allows you to understand the candidate’s expectations.
- If the interviewee doesn’t respond immediately, you can clarify by asking, “I’m asking this question because I’d like to gauge your level of interest. Share with me the ideal salary offer relative to the point at which you’d be willing to give up this opportunity.”
Asking these questions can help qualify candidates, based on salary expectations. For example, if a candidate is asking for 20% more than you are able to pay for the position, this discussion may take place before the offer is even made, possibly making that candidate non-viable.
Once you’ve determined during the interview process that salary expectations are within the range of what you can offer, the first step is to make the offer as soon as the decision is made. In a tight job market, waiting a week or two can impact your ability to hire your top choice. You likely already have a salary range in mind and can begin to refine the offer based on the individual’s knowledge, skills, abilities, and other attributes (KSAOs). Based on the salary range you can offer, consider the following questions when making the offer to a candidate:
- How rare is the skill set in question?
- What are the prevailing salaries in your geographical area?
- What are the current economic conditions?
- What is the current salary for similar positions in your organization?
- What is your organization’s compensation strategy?
- What is the fair market value of the position?
- What is the level of the position within the organization?
- What are your budget constraints?
- How long will the employee be productive within the organization?
- Are there other equally qualified candidates with lower salary expectations?
- What are the national and regional unemployment rates?
- If you can’t pay more, can you offer other benefits such as a signing bonus or flexible working hours?
After making a job offer, it is reasonable to give the candidate a cooling-off period, but not too long, as this could result in losing other candidates if the candidate declines the offer. The candidate is likely to come back with a request for a higher salary or benefits. Below and in Video 5.4, you will find tips for successful negotiations: https://www.youtube.com/watch?v=xjQ5OomkVpg.
- Be prepared. Know exactly what you can and can’t offer.
- Explain the career growth the organization can offer.
- Discuss the benefits of the candidate joining the organization.
- Discuss the offer as a whole, including other benefits available to the employee.
- Treat negotiations as a win-win situation.
- Be able to provide salary research on similar positions and competitors for the same job title.
- Use the transactional negotiation technique. For example, “I can’t offer you the salary you’re asking for right now, but what if we could review the salary at your performance review in six months, provided ____ targets are met?”
Once the phone call has been made and the candidate accepts the offer, a formal e-mail or letter should follow, detailing the terms of the employment agreement. The employment agreement or offer letter should include the following:
- Job title
- Salary
- Other compensation, such as bonuses or stock options
- Benefits, such as health care coverage, 401(k)
- Vacation time/paid vacations
- Start date
- Non-compete clause expectations
- Other considerations, such as moving expenses
Once the compensation and benefits package has been successfully negotiated and the offer letter (or email) has been sent, clarify the details of acceptance in writing and receive confirmation of the start date. It is not uncommon for people in management positions to need a month or even two months to leave their old job. During this time, be sure to stay in touch and complete the hiring paperwork in the meantime.
Key points to remember
-The human resources professional’s job is not over once the selection has been made. The next step is to make the offer. This step is important, because if it’s not done properly, you risk losing the candidate or having bad feelings from the very start of the working relationship.
-Once you’ve made the decision to hire someone, immediately make the offer to the candidate. Normally, this is done through a phone call and a follow-up e-mail, setting out the details of the offer.
-It’s not uncommon for someone to negotiate salary or benefits. Know how far you can negotiate, and also be aware of how your current employees will be affected if you offer this person a higher salary.
-If you’re having trouble reaching an agreement, be creative in what you can offer; for example, offer flexible hours instead of a higher salary.