a. Les différentes étapes de l’organisation d’un événement
L’organisation d’événements est une compétence clé pour un assistant, qu’il s’agisse de petites réunions internes ou de grands événements d’entreprise. Cette tâche complexe nécessite une planification méticuleuse et une attention aux détails.
La première étape cruciale est la définition des objectifs de l’événement. Il est essentiel de comprendre le but de l’événement, qu’il s’agisse de renforcer l’esprit d’équipe, de lancer un nouveau produit, ou de former le personnel. Par exemple, pour un séminaire de formation, l’objectif pourrait être d’améliorer les compétences spécifiques des employés dans un domaine particulier. Cette compréhension guidera toutes les décisions ultérieures.
Une fois les objectifs définis, l’étape suivante est le choix du lieu. Ce choix dépend de nombreux facteurs tels que la taille de l’événement, le budget, l’accessibilité pour les participants, et les équipements nécessaires. Pour un événement de team building, on pourrait choisir un lieu en plein air offrant des activités de groupe, tandis qu’une conférence professionnelle nécessiterait un centre de conférences bien équipé.
La gestion de la logistique est une étape cruciale qui englobe de nombreux aspects. Cela inclut la planification du programme de l’événement, la gestion des inscriptions, l’organisation de la restauration, la mise en place des équipements audiovisuels, et la coordination avec les différents prestataires. Par exemple, pour une conférence d’entreprise, l’assistant devrait élaborer un planning détaillé, réserver les intervenants, organiser les pauses café et les repas, et s’assurer que toutes les présentations sont prêtes et compatibles avec l’équipement disponible.
La communication autour de l’événement est également une étape importante. Cela implique d’informer les participants potentiels, de gérer les invitations et les confirmations, et de fournir toutes les informations nécessaires (lieu, date, programme, etc.). Pour un lancement de produit, par exemple, cela pourrait inclure l’envoi d’invitations attrayantes, la création d’un site web dédié à l’événement, et la gestion des relations avec la presse.
Enfin, le suivi post-événement ne doit pas être négligé. Il s’agit de recueillir les retours des participants, d’évaluer le succès de l’événement par rapport aux objectifs fixés, et de tirer des leçons pour les futurs événements. Après une conférence client, par exemple, on pourrait envoyer un questionnaire de satisfaction et analyser les résultats pour améliorer les prochains événements.
b. Les outils de gestion d’événements
La gestion efficace d’événements nécessite l’utilisation d’outils spécialisés qui peuvent grandement faciliter le travail de l’assistant. Ces outils couvrent divers aspects de l’organisation d’événements, de la planification à l’exécution.
Les plateformes d’inscription en ligne sont devenues indispensables pour la gestion des participants. Des outils comme Eventbrite ou Cvent permettent de créer des pages d’inscription personnalisées, de gérer les paiements (si nécessaire), et de suivre en temps réel le nombre d’inscrits. Par exemple, pour un salon professionnel, ces plateformes peuvent être utilisées pour gérer les inscriptions des exposants et des visiteurs, en offrant différentes options de billets et en collectant des informations spécifiques sur les participants.
Source : https://www.eventbrite.com/
Les logiciels de gestion de projet sont également très utiles pour coordonner les nombreuses tâches liées à l’organisation d’un événement. Des outils comme Trello, Asana ou Microsoft Project permettent de créer des listes de tâches, d’attribuer des responsabilités, de fixer des échéances et de suivre l’avancement du projet. Pour un grand événement d’entreprise, un assistant pourrait utiliser ces outils pour coordonner les différentes équipes impliquées (logistique, marketing, technique, etc.) et s’assurer que tous les aspects de l’événement sont couverts dans les délais.
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Les outils de création de plans de salle, comme Social Tables ou AllSeated, sont précieux pour les événements nécessitant une disposition spécifique des lieux. Ils permettent de créer des plans détaillés, de gérer les placements des participants et de visualiser l’agencement de l’espace. Pour un gala de charité, par exemple, ces outils seraient utiles pour organiser le placement des tables, la disposition de la scène et des zones de circulation.
Les applications de gestion des bénévoles, comme VolunteerLocal ou SignUpGenius, sont essentielles pour les grands événements nécessitant un personnel supplémentaire. Elles permettent de recruter des bénévoles, de gérer leurs horaires et leurs tâches. Lors d’un festival, ces outils pourraient être utilisés pour coordonner les équipes de bénévoles sur différents postes et horaires.
c. L’organisation de déplacements professionnels
L’organisation de déplacements professionnels est une tâche courante pour un assistant, nécessitant une planification minutieuse et une attention aux détails. Cette responsabilité implique plusieurs aspects clés.
La réservation des billets de transport est généralement la première étape. Cela peut inclure des billets d’avion, de train, ou la location de voitures. L’assistant doit tenir compte des préférences du voyageur (compagnies aériennes préférées, horaires, classe de voyage), tout en respectant les politiques de l’entreprise en matière de déplacements. Par exemple, pour un cadre devant assister à une série de réunions dans différentes villes européennes, l’assistant devrait planifier un itinéraire efficace, en choisissant les vols les plus pratiques et en optimisant les correspondances.
La réservation de l’hébergement est une autre tâche cruciale. L’assistant doit sélectionner des hôtels qui répondent aux critères de l’entreprise en termes de budget et de qualité, tout en étant bien situés par rapport aux lieux de rendez-vous. Il est important de vérifier les équipements disponibles (Wi-Fi, salle de sport, etc.) et de s’assurer que l’hôtel correspond aux préférences du voyageur. Pour un long séjour d’affaires, on pourrait envisager la location d’un appartement meublé plutôt qu’une chambre d’hôtel traditionnelle.
La préparation de l’itinéraire détaillé est essentielle pour un voyage d’affaires réussi. Cela implique de compiler toutes les informations pertinentes : horaires des vols, adresses et coordonnées des hôtels, détails des rendez-vous, et informations sur les transports locaux. Pour un voyage complexe impliquant plusieurs destinations, l’assistant pourrait créer un document détaillé incluant des cartes, des informations sur les fuseaux horaires, et des conseils pratiques sur chaque lieu visité.
La gestion des documents de voyage est également importante. L’assistant doit s’assurer que le voyageur dispose de tous les documents nécessaires : passeport valide, visas (si nécessaire), billets électroniques, confirmations de réservation, etc. Pour un voyage international, il faut vérifier les exigences en matière de visa et aider à leur obtention si nécessaire.
Enfin, la préparation des aspects financiers du voyage est cruciale. Cela peut inclure l’avance de frais, la préparation des moyens de paiement (cartes de crédit d’entreprise, devises étrangères), et l’information sur les politiques de remboursement des frais. L’assistant doit également s’assurer que le voyageur connaît les plafonds de dépenses autorisés pour les repas et autres frais accessoires.
Pour toutes ce qui est organisation de voyage ou encore les avances de frais, vous pouvez utiliser SAP CONCUR.
La banque « Revolut » inclus également des fonctionnalités relatifs aux notes de frais.
Source : www.appvizer.fr
En conclusion, l’organisation d’événements et de déplacements professionnels est une compétence complexe mais essentielle pour un assistant. Elle requiert une combinaison de planification méticuleuse, d’utilisation efficace des outils technologiques, et d’attention aux détails. Un assistant qui excelle dans ces domaines peut considérablement améliorer l’efficacité et le confort des employés en déplacement, tout en contribuant au succès des événements d’entreprise. Ces compétences font d’un assistant un atout inestimable pour toute organisation, en facilitant les opérations quotidiennes et en contribuant à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
a. The different stages of event organization
Event organization is a key skill for an assistant, whether for small internal meetings or large corporate events. This complex task requires meticulous planning and attention to detail.
The first crucial step is to define the event’s objectives. It’s essential to understand the purpose of the event, whether it’s to build team spirit, launch a new product, or train staff. For example, for a training seminar, the objective might be to improve employees’ specific skills in a particular area. This understanding will guide all subsequent decisions.
Once the objectives have been defined, the next step is to choose the venue. This choice depends on many factors, such as the size of the event, the budget, accessibility for participants, and the facilities required. For a team-building event, you might choose an outdoor venue offering group activities, while a professional conference would require a well-equipped conference center.
Managing logistics is a crucial step that encompasses many aspects. This includes planning the event program, managing registrations, organizing catering, setting up audiovisual equipment, and coordinating with the various service providers. For example, for a corporate conference, the assistant should draw up a detailed schedule, book speakers, organize coffee breaks and meals, and ensure that all presentations are ready and compatible with the available equipment.
Communication around the event is also an important step. This involves informing potential participants, managing invitations and confirmations, and providing all necessary information (venue, date, program, etc.). For a product launch, for example, this could include sending out attractive invitations, creating a website dedicated to the event, and managing press relations.
Finally, post-event follow-up should not be neglected. This involves gathering feedback from participants, evaluating the success of the event in relation to the objectives set, and drawing lessons for future events. After a customer conference, for example, you could send out a satisfaction questionnaire and analyze the results to improve future events.
b. Event management tools
Effective event management requires the use of specialized tools that can greatly facilitate the assistant’s work. These tools cover various aspects of event organization, from planning to execution.
Online registration platforms have become indispensable for managing participants. Tools such as Eventbrite or Cvent enable you to create personalized registration pages, manage payments (if required), and track the number of registrants in real time. For example, for a trade show, these platforms can be used to manage exhibitor and visitor registrations, offering different ticket options and collecting specific information on attendees.
Source : https://www.eventbrite.com/
Project management software is also very useful for coordinating the many tasks involved in organizing an event. Tools such as Trello, Asana or Microsoft Project can be used to create task lists, assign responsibilities, set deadlines and track project progress. For a large corporate event, an assistant could use these tools to coordinate the various teams involved (logistics, marketing, technical, etc.) and ensure that all aspects of the event are covered on time.
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Tools for creating seating plans, such as Social Tables or AllSeated, are invaluable for events requiring a specific venuex layout. They enable you to create detailed floor plans, manage attendee placements and visualize the layout of the space. For a charity gala, for example, these tools would be useful for organizing table placement, stage layout and circulation areas.
Volunteer management applications, such as VolunteerLocal or SignUpGenius, are essential for large events requiring additional staff. They can be used to recruit volunteers and manage their schedules and tasks. At a festival, these tools could be used to coordinate teams of volunteers on different shifts and schedules.
c. Organizing business travel
Organizing business travel is a common task for an assistant, requiring careful planning and attention to detail. This responsibility involves several key aspects.
Booking travel tickets is usually the first step. This may include plane tickets, train tickets, or car rentals. The assistant must take into account the traveler’s preferences (preferred airlines, schedules, class of travel), while respecting the company’s travel policies. For example, for an executive who needs to attend a series of meetings in different European cities, the assistant should plan an efficient itinerary, choosing the most convenient flights and optimizing connections.
Booking accommodation is another crucial task. The assistant must select hotels that meet the company’s criteria in terms of budget and quality, while being well located in relation to the meeting venues. It is important to check the facilities available (Wi-Fi, gym, etc.) and ensure that the hotel matches the traveler’s preferences. For a long business trip, you might consider renting a furnished apartment rather than a traditional hotel room.
Preparing a detailed itinerary is essential for a successful business trip. This involves compiling all relevant information: flight schedules, hotel addresses and contact details, appointment details, and local transport information. For a complex trip involving several destinations, the assistant could create a detailed document including maps, time zone information, and practical advice on each place visited.
Managing travel documents is also important. The assistant must ensure that the traveler has all the necessary documents: valid passport, visas (if required), e-tickets, booking confirmations, and so on. For international travel, visa requirements must be checked, and assistance provided if necessary.
Finally, preparing the financial aspects of the trip is crucial. This can include advancing expenses, preparing means of payment (company credit cards, foreign currency), and information on expense reimbursement policies. The assistant must also ensure that the traveler is aware of authorized spending limits for meals and other incidentals.
For all travel arrangements and expense advances, you can use SAP CONCUR.
The Revolut bank also includes functionalities for expense reports.
Source : www.appvizer.fr
In conclusion, organizing business events and travel is a complex but essential skill for an assistant. It requires a combination of meticulous planning, effective use of technology tools, and attention to detail. An assistant who excels in these areas can significantly improve the efficiency and comfort of traveling employees, while contributing to the success of corporate events. These skills make an assistant an invaluable asset to any organization, facilitating daily operations and contributing to the achievement of company goals.